応接室の場所を会社内の出入口付近にすることで、社員やお客様が応接室までの道のりで歩き疲れることもなく、さらに社内の機密事項が漏れる心配も少なくなるため出入り口付近に配置することがおすすめです。
また、応接室までの通路が狭いとお客様に不快感を感じさせてしまうだけではなく災害時に避難経路が十分に確保できないなど企業のイメージダウンにつながります。
通路は人がすれ違っても狭いと感じない程度の幅になるようにしましょう。通路の幅に十分な余裕があることで絵画や観葉植物を置くこともできるのでおすすめです。

応接室の広さはどれくらいなのか、応接用スペースはどのくらい使えるのかを確認しておきましょう。
確認せずにオフィス家具を選んでしまうと応接室の大きさに合わないソファやテーブルを選んでしまい、他の家具が置けなくなってしまったり通路やソファとテーブルの間が極端に狭くなってしまいリラックスした状態ではなく体が緊張した状態で重要な商談を行うことになり上手く話ができなくなる可能性があるため注意が必要です。

応接室といえば落ち着いた静かなイメージがありますが、応接室に合ったデザインではないものや、色味が派手なオフィス家具を使用してしまうと家具が気になって落ち着かず集中して会話ができなくなるかもしれません。
応接室の雰囲気にあう落ち着いたデザインや色味のものを使用するようにしましょう。
ただし、デザイン系等の会社の場合はデザインや色味が派手なものや形が変わっているものを使用することでお客様との会話が弾むきっかけになることもあるので、会社のコンセプトに合わせたものを使用するようにしましょう。

応接室には「上座」「下座」という席のマナーがあり、入口に一番近い座席が「下座」一番遠い席が「上座」となっております。
ビジネスマナーの基本は、お客様に「上座」に着席していただきます。
例外として、綺麗な景色が見える窓側や会社の商品などの展示物がある場合は、それらが良く見える場所を「上座」とします。

会社のコンセプトから応接室のデザインを決める事で、お客様にどのような印象を与えたいのか、どのような会話をしたいのかを考えやすくなります。
応接室を落ち着いた雰囲気にしたい場合は、テーブルやソファをシックなデザインにしたり照明をやわらかく温かみのある色を使用するとリラックスして落ち着いたデザインになります。印象付けをしたい場合は、ワンポイントで形や色の凝ったデザインの照明を使用することもおすすめです。

応接室のドアの開閉具合や広さを確認し、壁からソファまでの距離感やソファとテーブルの距離等を確認しておかないと社員やお客様が圧迫感を感じる可能性があります。
また、出入口とオフィス家具の距離も確認し社員やお客様がドアの開閉時に当たらないように注意しましょう。
応接室の広さとオフィス家具のバランスを考えるために寸法を確認しておきましょう。

応接室の広さの寸法を確認した後はオフィス家具のサイズを決めましょう。
一般的にオフィス家具は2〜3人掛けのソファが1脚、1人掛けが2脚に長方形のテーブルが1台です。
オフィス家具のサイズを決める際、ソファとテーブルの間が窮屈になりすぎないように余裕を少し持った状態でサイズを図ることが望ましいです。
注意点として、オフィス家具のサイズが応接室とあっていても出入口が狭いと中に搬入できないということもあるため出入口の大きさの確認も注意が必要です。

オフィス家具のサイズを決めたら配置場所を確認しましょう。
ソファとテーブルの間は40~50センチ空くようにすることで足元に余裕ができるため、移動がスムーズに行えます。また、オフィス家具と壁の間も余裕をもって開けておくことでスムーズに移動できるだけではなく窮屈と感じにくくなるため、なるべく余裕をもって間を空けるようにしましょう。
余裕をもった空間にすることで綺麗なレイアウトになり、社員やお客様が快適に過ごせるようになります。
また、余裕があることでソファやテーブルのほかにも観葉植物などの装飾や、会社で扱っている商品の展示などもしやすくなるためおすすめです。

応接室で一番重要となるソファの素材には、本革・合成皮革(人工皮革)・ファブリック(布素材)といった素材があります。
高級感があり吸湿性・通気性に優れているのは「本革」で、落ち着いた雰囲気の応接室におすすめです。
しかしながら「本革」は非常にデリケートであり水分や汗、乾燥や汚れに弱く拭き掃除や適切なメンテナンスを行わないと、ひび割れや色落ちなど劣化が発生することがあります。
また、ほかの素材と比べて価格が高いので注意が必要です。
人工的に本革に似せて作られた素材の「合成皮革」は天然素材の「本革」より価格が安く色のバリエーションも豊富で、表面が樹脂系素材で覆われているため非常に汚れに強く、薄めた中性洗剤でソファを拭き掃除すれば簡単にお手入れができます。
しかしながら、吸湿性や通気性はやや本革に比べると劣り、寒い日は冷たくなりやすく暑い日は汗のべたつきが気になるかもしれません。また「本革」に比べると耐久性も劣り、経年劣化や外部からの負荷によってひび割れなどが目立つようになるため注意が必要です。
布素材である「ファブリック」はデザインが豊富でありカラーや柄の違いだけでなく、綿・毛・ビニール・麻など多種多様な素材があります。
肌触りがよいだけではなく、柔らかく伸縮性に優れているため長期間繰り返し使っても劣化が少ないです。
しかしながら、においや汚れが付きやすく落としにくいためシミが残ることも多いため注意が必要です。
また、革素材に比べて摩耗による劣化がしやすく、よく座る部分がこすれて繊維が切れたり生地が破れてくることもあるため注意が必要です。

一般的に応接室で使用されるオフィス家具の色は黒、茶、白です。
黒色はシックで高級感があり白系の壁にあいます。
茶色は色なじみがよく落ち着いた雰囲気になるのでおすすめです。
白色は明るく広い印象になり清潔感が出ます。
オフィス家具は黒のみなど単色でそろえてもいいですが、白い壁に黒いソファと茶色のテーブルのように3色をそれぞれに使用するとバランスがよく綺麗に見えるためおすすめです。

伸縮できるローテーブルがあると使用する人数に合わせやすく、高さ調整ができるテーブルがあるとソファの高さに合わせられるためおすすめです。
また、移動式のソファがあると簡単に移動ができるため掃除も楽にできます。そのほかにも、背もたれ調節のあるソファがあるとその人の体に合わせて調整でき、ソファのクッション性が高いと長時間の会談になっても負担が少ないため楽に過ごすことができます。